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Lors de l’organisation d’un événement, vous êtes confronté à de nombreuses décisions. Choisir un lieu est la décision qui aura le plus grand impact sur votre événement. La date, les options de restauration et les expériences des participants sont en partie affectés par le lieu que vous choisissez. Voici quelques lignes directrices sur le choix d’une salle à Lyon.

Quand commencer à chercher un lieu

Le plus tôt sera le mieux. Une fois que vous avez bien compris les 3 choses suivantes, vous pouvez commencer votre recherche de salle : budget, taille estimée de l’événement et besoins en espace.

Réservez une salle au moins 4 à 6 mois à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour planifier d’autres activités essentielles, telles que la restauration, des brochures sur des événements et des sites Web. Ce qu’il faut prendre en compte lors de la recherche d’une salle à Lyon.

Lieu

Pour un événement local, il est recommandé d’opter pour un lieu situé à une distance raisonnable du domicile ou du lieu de travail de la plupart des participants. Si de nombreux participants se déplacent de l’extérieur de la ville, un lieu proche de l’aéroport ou leurs hôtels sera bénéfique. Dans tous les cas, n’oubliez pas de prendre en compte l’option de circulation, de transport et de stationnement

Si vous souhaitez réduire les risques de retard pour vos participants, proposez-leur une application mobile, qui est essentiellement une norme de nos jours. Avec des cartes GPS, des itinéraires routiers et des informations de stationnement / navette à portée de main, vos participants se sentiront soulagés. Si le site se trouve dans un grand campus ou un institut, les cartes avec des épingles sont particulièrement utiles. Pour les événements comportant des expositions, des affiches ou des sessions parallèles, des cartes intérieures interactives aideront les participants à naviguer facilement. La location d’une salle à Lyon comme le Château de Saint Priest pourrait être un choix judicieux dans ce cas.

Le stationnement

Si le lieu n’a pas de parking, vous pouvez réserver des places de stationnement à proximité pour vos participants et inclure le coût dans le prix du billet. Vous pouvez aussi proposer un service de voiturier pour l’événement, même si le lieu ne le permet pas. Fournir un service de voiturier peut être essentiel s’il s’agit d’un événement haut de gamme tel qu’un gala.

Capacité et minimum

Vous aurez besoin de connaître la capacité d’accueil des salles pour plusieurs raisons. Tout d’abord, 500 personnes (s’il s’agit de la taille estimée de votre événement) ne peuvent pas aisément s’installer dans une salle d’une capacité de 250 personnes. Et deuxièmement, il y a des codes d’incendie et de sécurité que le lieu doit respecter.

Quels sont les minimums de restauration? Si votre site propose de la nourriture et / ou des boissons et fixe un montant minimum de dépenses en aliments et boissons, assurez-vous que cela soit respecté. Par ailleurs, il est important de pouvoir ajuster en toute connaissance de cause la taille d’une salle ou d’un restaurant juste avant ou pendant votre événement. Vous pouvez facilement comptabiliser ou collecter des commentaires instantanés via des sondages en direct sur une application événement, ce qui vous permet d’économiser du temps et de l’argent.

Services et commodités

Le lieu a-t-il une cuisine et peut-il fournir une restauration à votre événement ? Si tel est le cas, un site annulera les frais d’installation et demandera uniquement un acompte ainsi que le coût de la nourriture pour chaque participant. Les salles sans cuisine peuvent offrir un partenariat avec un traiteur.

Tables et chaises : Si un lieu propose ces éléments, vous pouvez économiser beaucoup d’argent et d’efforts en utilisant ce qu’ils ont en supposant que cela corresponde à votre thème et à votre ambiance.

Configuration et nettoyage : Si vous avez trouvé un lieu offrant une équipe de préparation et de nettoyage, réjouissez-vous! Ce n’est pas toujours le cas. Si ces services ne sont pas disponibles, vous devrez constituer votre équipe d’événement ou trouver des volontaires.

Ambiance

Portez une attention particulière au décor existant à l’intérieur du lieu. Quel est le style de l’architecture et que transmet l’intérieur du bâtiment? Si vous organisez un gala, vous aurez probablement besoin de lieux d’hébergement différents de ceux d’une expo. Moins l’ambiance correspond à l’ambiance souhaitée pour votre événement (haut de gamme, haute technologie, etc.), plus vous devrez décorer la salle.